Personvernerklæring for Nordlys Læringshus AS

Nordlys Læringshus AS behandler personopplysninger i forbindelse med drift av skolevirksomhet, kommunikasjon med elever, foresatte, ansatte, søkere, samarbeidspartnere og andre registrerte. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, deler og beskytter personopplysninger, samt hvilke rettigheter du har.

1. Innledning og virksomhetsinformasjon

Denne personvernerklæringen gjelder for behandling av personopplysninger utført av Nordlys Læringshus AS.

• Virksomhet: Nordlys Læringshus AS
• Adresse: Storgata 25, 0184 Oslo, Norge
• E-post: [email protected]
• Telefon: +47 23 45 67 89
• Virksomhetstype: Skole

Vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, herunder prinsipper om lovlighet, rettferdighet, åpenhet, dataminimering, formålsbegrensning, lagringsbegrensning, integritet og konfidensialitet.

2. Innhenting og behandling av personopplysninger

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier av personopplysninger, avhengig av ditt forhold til oss:

• Identifikasjonsopplysninger: navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, elevnummer og lignende.
• Foreldre-/foresattopplysninger: navn, kontaktinformasjon og relasjon til elev.
• Skole- og utdanningsopplysninger: opptaksinformasjon, fravær, vurderinger, karakterer, oppmøte, faglig progresjon og tilretteleggingsbehov.
• Kommunikasjonsopplysninger: e-post, telefonhenvendelser, meldinger og annen korrespondanse.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, enhetsinformasjon, loggdata og bruk av digitale læringsplattformer.
• Særlige kategorier av personopplysninger: i den grad det er nødvendig og lovlig, kan vi behandle helseopplysninger, opplysninger om tilrettelegging, fravær grunnet helse, eller andre sensitive opplysninger knyttet til skolegang og omsorgsbehov.

Opplysninger kan samles inn direkte fra deg, fra foresatte, fra offentlige myndigheter, fra læringssystemer, eller fra andre relevante kilder der dette er lovlig og nødvendig.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• å administrere elevopptak, skolegang og elevoppfølging;
• å tilby undervisning, vurdering, tilrettelegging og læringsstøtte;
• å kommunisere med elever, foresatte, ansatte og samarbeidspartnere;
• å oppfylle lovpålagte krav knyttet til skolevirksomhet, dokumentasjon og rapportering;
• å ivareta sikkerhet, orden og drift av våre systemer og lokaler;
• å behandle søknader om opptak, ansettelse eller samarbeid;
• å håndtere klager, avvik, hendelser og rettslige krav;
• å forbedre våre tjenester, undervisningsopplegg og digitale løsninger;
• å sende nødvendig informasjon og varsler knyttet til skolegangen.

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Behandlingen av personopplysninger skjer på ett eller flere av følgende rettslige grunnlag:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, for eksempel elevforhold eller arbeidsforhold.
• Rettslig forpliktelse: når vi er pålagt å behandle eller oppbevare opplysninger etter lov eller forskrift.
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for å ivareta legitime interesser, og disse ikke går foran den registrertes personvern.
• Samtykke: når vi ber om ditt samtykke til bestemte behandlingsaktiviteter, for eksempel enkelte typer kommunikasjon eller frivillige tjenester.
• Viktige allmenne interesser / vitale interesser / rettskrav: der dette er relevant og tillatt etter gjeldende regelverk.

For behandling av særlige kategorier av personopplysninger benytter vi kun et gyldig behandlingsgrunnlag i samsvar med gjeldende regler.

5. Deling av personopplysninger og tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig og lovlig. Dette kan omfatte deling med:

• offentlige myndigheter og tilsynsorganer når vi er rettslig forpliktet;
• leverandører av IT-systemer, læringsplattformer, kommunikasjonstjenester og administrative tjenester;
• regnskaps-, revisjons- og rådgivningstjenester;
• helse- og støttepersonell, der dette er nødvendig for elevens sikkerhet, trivsel eller tilrettelegging;
• andre skoler eller utdanningsinstitusjoner ved lovlig overføring eller overgang;
• politi, nødetater eller andre relevante aktører ved sikkerhetshendelser eller lovpålagte situasjoner.

Alle tredjepartsleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne er underlagt databehandleravtaler eller tilsvarende forpliktelser som sikrer konfidensialitet, sikkerhet og lovlig behandling.

6. Overføring av personopplysninger til tredjeland

Personopplysninger kan i enkelte tilfeller bli behandlet eller lagret utenfor Norge eller EØS, for eksempel dersom vi bruker leverandører med servere eller støttefunksjoner i tredjeland.

Ved slik overføring sørger vi for at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel:

• vedtak om tilstrekkelig beskyttelsesnivå;
• standard kontraktsklausuler godkjent av relevante myndigheter;
• andre lovlige overføringsmekanismer der dette er tillatt.

Der det er nødvendig, gjennomfører vi supplerende tiltak for å beskytte opplysningene.

7. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.

• Elev- og undervisningsopplysninger lagres normalt i den perioden eleven er tilknyttet skolen, og deretter i den tiden som følger av lovpålagte arkiv-, dokumentasjons- og foreldelsesregler.
• Kommunikasjon og henvendelser lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp saken.
• Opplysninger knyttet til søknader som ikke fører til opptak, lagres i en begrenset periode med mindre annet følger av samtykke eller lov.
• Tekniske logger og sikkerhetsdata lagres normalt i kortere perioder, med mindre lengre lagring er nødvendig av sikkerhets- eller etterforskningshensyn.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, blir de slettet eller anonymisert på en sikker måte.

8. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til dine personopplysninger. Disse kan være underlagt unntak etter gjeldende lovgivning, særlig der det gjelder skole- og elevopplysninger.

• Innsyn: du kan be om å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
• Retting: du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.
• Sletting: du kan be om sletting av opplysninger der vilkårene for dette er oppfylt.
• Begrensning: du kan be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller.
• Dataportabilitet: du kan be om å få utlevert opplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, der dette er aktuelt.
• Innsigelse: du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse eller direkte markedsføring, der dette er relevant.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss via opplysningene i denne erklæringen. Vi kan be om nødvendig identifikasjon før vi behandler forespørselen.

9. Tilbakekalling av samtykke

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbakekalling påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede er utført før samtykket ble trukket tilbake.

Hvis du trekker tilbake samtykket, kan det føre til at enkelte tjenester eller funksjoner ikke lenger kan tilbys, dersom samtykket var nødvendig for disse.

10. Rett til å klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende regler, oppfordrer vi deg til å kontakte oss først slik at vi kan forsøke å løse saken.

Du har også rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet for personvern. I Norge er dette Datatilsynet.

11. Informasjonssikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, misbruk eller offentliggjøring.

• tilgangsstyring og rollebasert tilgang;
• passord- og autentiseringsrutiner;
• kryptering der det er hensiktsmessig;
• backup- og gjenopprettingsrutiner;
• opplæring av ansatte i personvern og informasjonssikkerhet;
• rutiner for avvikshåndtering og sikkerhetsbrudd.

Selv om vi arbeider for å beskytte opplysningene best mulig, kan ingen digitale løsninger garanteres å være helt sikre.

12. Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen, ønsker å utøve dine rettigheter eller vil kontakte oss om vår behandling av personopplysninger, kan du bruke følgende kontaktinformasjon:

• Nordlys Læringshus AS
• Adresse: Storgata 25, 0184 Oslo, Norge
• E-post: [email protected]
• Telefon: +47 23 45 67 89

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i lovgivning, våre tjenester eller vår behandling av personopplysninger.

Ved vesentlige endringer vil vi publisere en oppdatert versjon på våre relevante kanaler og, der det er hensiktsmessig, informere berørte personer på annen måte.

Vi anbefaler at du jevnlig leser gjennom personvernerklæringen for å holde deg oppdatert på hvordan vi behandler personopplysninger.